Cómo hacen las personas con mejor desempeño sus listas de tareas pendientes

12 de diciembre de 2022Desarrollo personal y productividad

Como madre trabajadora, vivo según mis listas de tareas pendientes. Desde fechas límite, citas y reuniones hasta citas para jugar, seguimientos con pediatras y días de pago de niñeras, nada escapa a mis largas listas.

Pero es fácil quedar atrapado en qué aplicación o sistema sofisticado deberías usar para tu lista. Muchos argumentos (muy nerds) en Internet se centran en el enfoque correcto. ¿Deberías limitarte al lápiz y al papel? ¿Una aplicación para iPhone?

“Creo firmemente en la filosofía Getting Things Done de David Allen : que ‘tu mente está para tener ideas, no para retenerlas’”, dijo Liz Sumner , asesora de productividad. En ese caso, sacar las tareas pendientes de su cerebro y colocarlas en un sistema en el que confíe es la mejor manera de concentrarse y realizar su mejor trabajo. ¿Pero cual?

Es por eso que le pedimos consejo a Sumner y Tor Refsland , un galardonado blogger de administración del tiempo y especialista en SEO, sobre cómo armar la lista de tareas pendientes “perfecta”.

Paso 1: redacción previa

Para lograr los mejores resultados en la lista de tareas pendientes, tómate un tiempo antes de redactar la siguiente para revisar tus hábitos. Piense en algunos detalles logísticos:

1. Considera tu tipo de trabajo. Busque ritmos repetibles en su trabajo (tareas que ocurren a la misma hora todos los días, semanas o meses) para que pueda comenzar con una lista de verificación o plantilla estándar y agregar desde allí. Por ejemplo, como estratega de SEO, Refsland dice que sus actividades principales diarias se dividen en tres categorías:

1. Posicionar sitios web propios en los primeros puestos de Google
2. Consigue nuevos clientes
3. Clasificar los sitios web de los clientes en los primeros puestos de Google

Desde allí puede insertar otras tareas pendientes según sea necesario. Si su trabajo implica delegación y trabajo en equipo, asegúrese de incluir exactamente con quién necesita colaborar en su lista. (es decir, “Consulte con Xander sobre el progreso de la nueva plataforma de lanzamiento” o “Discute con el Equipo Y los nuevos objetivos de junio”).

2. ¿Prefieres listas diarias o semanales? Recuerde que las listas semanales serán más largas, lo que puede resultar desagradable para algunos. Si prefiere la sensación de comenzar cada día desde cero, probablemente se beneficiará de las listas de tareas diarias en lugar de las semanales. Si prefiere saber lo que se avecina en todo momento, una lista semanal podría funcionar mejor (pero necesitará un mantenimiento constante de todos modos a medida que las cosas cambien).

3. ¿Combinarás áreas de tu vida? Según Sumner, está bien combinar diferentes áreas (personal, laboral, etc.) de tu vida en una sola lista. El verdadero truco es evitar agregar elementos que no esté comprometido a completar, como “Finalmente limpiar el armario del pasillo”.

4. Configure un sistema que garantice la captura del flujo de trabajo. Necesitará algún tipo de bandeja de entrada para capturar todas sus tareas, así como tiempo de revisión regular para procesar los elementos de la bandeja de entrada en el depósito correcto, dice Sumner. Puede resultar complicado categorizar elementos en medio de una llamada o reunión, por lo que tener un área de “preparación” ayuda.

A algunas personas les gusta usar un sistema en línea como Insightly o GTDNext , mientras que otras encuentran que las tareas de escritura en una vieja pizarra blanca o en un cuaderno como el diario SELF hacen el trabajo. Una vez que sepa cómo realizará un seguimiento de sus tareas, el proceso que decida seguir para organizar y ejecutar esas tareas depende totalmente de usted. Algunos populares:

1. Getting Things Done (GTD): Este es el sistema que prefiere Sumner. El sistema GTD requiere que usted haga las siguientes preguntas para cada tarea: ¿Qué es? ¿Es procesable? ¿Cuál es la siguiente acción? “Si te lleva menos de dos minutos, hazlo en ese momento”, dijo Sumner. “Si no, entonces delégalo o aplázalo”. ( Más aquí .)
2. Método de acción: con el método de acción, colocará sus proyectos (también conocidos como tareas pendientes) en los siguientes grupos: Pasos de acción (una lista de tareas específicas que debe realizar en un día determinado), Referencias (incluida cualquier información complementaria necesita realizar sus tareas, como videos, artículos, enlaces, etc.) y Backburners (cosas que no es necesario hacer en este momento, como ideas, propuestas futuras y objetivos). ( Más aquí .)
3. Bullet Journal: El sistema Bullet Journal sugiere que mantengas una lista maestra en la que agregues continuamente tareas no urgentes y las vayas tachando a medida que las realizas. A partir de esa lista original, crearía listas de tareas diarias que incluyan cualquier elemento que se haya vuelto urgente. Estas listas de tareas diarias deben ser lo más específicas y prácticas posible, e incluso pueden incluir una sección para las tareas principales que deben realizarse durante el día. Descúbrelos preguntándote: ¿Qué tareas tendrán el mayor impacto en mi día? ¿Qué tareas hay que hacer hoy? Si no hago nada más hoy, ¿qué tareas me harán sentir más realizado? ( Más aquí .)

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Paso 2: Creando tu lista

Redactar una lista de tareas pendientes puede parecer simple, pero a menos que lo haya pensado detenidamente, el sistema podría fallarle. Por ejemplo, Refsland recomienda planificar su lista de tareas pendientes con aproximadamente una semana de anticipación (realizar actualizaciones según sea necesario) y revisarla cada noche cuando termine su trabajo para realizar los ajustes necesarios.

“Si ya tiene cosas por hacer, entonces sabrá lo que debe programarse, o si no tiene cosas en su lista de tareas pendientes para la próxima semana, puede concentrarse en las actividades que mejor se adapten a sus necesidades, como traer más dinero a su negocio”, dijo. “

Si sigues el ritual semanal y la noche anterior para planificar tu lista de tareas pendientes, no deberías dedicar más de 15 a 30 minutos a completarla”.

Esos 30 minutos pueden parecer innecesarios, pero una simple sesión de planificación ahorra mucho tiempo durante el día, por lo que nunca gastarás tu valiosa energía preguntándote qué deberías hacer a continuación.

Luego, cuando llegue el momento de construir tu lista, haz lo siguiente:

1. Divida los proyectos grandes y vagos en partes. Sumner recomienda tomar proyectos grandes y dividirlos en partes más pequeñas y más fáciles de administrar que pueda abordar durante la semana. “

Tendemos a pensar en los proyectos como el resultado deseado de alto nivel”, dijo. “En realidad, cada resultado se compone de múltiples pasos de acción. Cuanto más lo analizas, más factibles parecen”.

2. Asigne un nivel de prioridad para cada elemento. Sumner también recomienda incluir información sobre cuestiones de tiempo o basadas en ventanas de oportunidad limitadas. Para ir un paso más allá, Refsland prioriza las tareas de su propia lista de tareas pendientes utilizando el método ABCDE:

1. Tareas que debo hacer: consecuencias graves si no se hacen.
2. Tareas que debo hacer: consecuencias leves si no las hago.
3. Tareas que podría hacer, sin consecuencias si no se realizan.
4. Tareas que delego.
5. Tareas que nunca hago. (El truco, dice Refsland, es nunca hacer una tarea B antes de haber hecho todas las tareas A, nunca hacer una tarea C antes de haber hecho todas las tareas B, etc.)

3. Limite los elementos que incluye. No siempre puedes controlar cuántas reuniones tienes en un día, pero trata de ser realista acerca de cuánto puedes hacer realmente en un día laboral. “Es importante que las tareas que pongas en la lista de tareas pendientes para el día siguiente sean realistas para que puedas completarlas”, dijo Refsland. “Si no, no es una lista de cosas por hacer, es una lista de deseos”.

No escriba párrafos de tareas pendientes que le llevarán 10 minutos leer; limite cada uno a dos oraciones como máximo para eliminar la pérdida de tiempo. Una buena regla general: si todos los elementos de su lista de tareas pendientes no caben en una nota Post-It, no encajarán en su día.

4. Sea específico. Separe los elementos de “buena idea, tal vez algún día” de aquellos que realmente tiene la intención de hacer. “De lo contrario, tendrás una lista de varias páginas que nunca podrás terminar y afectará tu energía mental”, dijo Sumner. Si es necesario, mantenga una lista separada de “sueños”, pero mírela sólo cuando haya tachado todos los elementos de su lista de tareas pendientes real.

5. Haga que sus artículos sean procesables. Incluye un verbo con cada elemento de tu lista y cuanto más específico, mejor, dice Sumner. Por ejemplo, “no digas simplemente ‘garaje’”, sugirió. “En su lugar, diga ‘lleve las cajas de mudanzas y latas de pintura viejas al reciclaje; organizar las herramientas del jardín. Es más fácil anticipar el tiempo requerido y hace que una tarea enorme sea menos desalentadora”.

6. Coloque su lista de tareas pendientes en un lugar estratégico. Si su lista de tareas pendientes está en un cuaderno o en una pizarra que se pueda ver fácilmente, en lugar de esconderla en su teléfono o computadora en algún lugar, Refsland recomienda buscar cuál es su próxima tarea y luego esconderla. “Mirar fijamente tu lista de tareas pendientes todo el tiempo será contraproducente y sólo te hará perder la concentración”, afirmó.

7. No hagas tu lista en un correo electrónico . Para Sumner, usar la bandeja de entrada de su correo electrónico para realizar un seguimiento de su lista de tareas pendientes es un gran error porque probablemente perderá más tiempo y energía revisando docenas de otros correos electrónicos para llegar a lo que necesita. Además, permite que otras personas dicten su lista de tareas pendientes cada vez que envían un correo electrónico.

8. Incluya tiempo para los descansos en su lista. Refsland sugiere saltarse los descansos durante las tareas pendientes y, en su lugar, reservar tiempo para tomar descansos entre tareas. “No te tomes un breve descanso para revisar tu correo electrónico o tus cuentas de redes sociales”, dijo.

“Perderás la cuenta y te volverás muy improductivo”. Si sabes que tienes tiempo para un descanso, será más probable que lo superes.

9. Tacha elementos a medida que avanzas. Tachar elementos sobre la marcha no sólo es satisfactorio, sino que también te ayudará a prestar atención a lo que no se está haciendo y a evaluar por qué, dice Sumner. Mirar los elementos que no han sido tachados de tu lista de tareas pendientes te ayudará directamente con el Paso 3.

Paso 3: Evaluación

Crear la lista de tareas perfecta te llevará algo de tiempo hasta que descubras qué funciona para ti, por lo que sopesar cómo te fue después de un par de intentos es esencial para hacerlo bien. Para hacerlo, comience revisando los elementos que no fueron tachados de sus listas recientes. Pregúntese por qué quedaron sin hacer.

¿La tarea carecía de importancia después de todo?

¿No tenías claro cómo proceder?

¿Fue algo que simplemente estás evitando?

“La mayoría de los elementos de su lista se clasificarán en una de tres categorías: descubrir, decidir o hacer”, dijo Sumner. “Es necesario recopilar información, tomar una decisión o actuar.

Si no ha progresado, puede deberse a que está intentando tomar medidas antes de realizar la investigación o tomar una decisión importante. Siempre que estés estancado, pregúntate: ‘¿Hay algo que deba descubrir, decidir o hacer para que esto suceda?’”

Para hacer esto, Sumner recomienda pensar en su lista de tareas pendientes como algo separado de la lista de objetivos personales. “Las tareas pendientes son más granulares”, dijo. “Los objetivos son un panorama más amplio. Hago un rápido repaso de mi lista de tareas pendientes por la mañana y al final del día.

Al final de la semana miro hacia adelante para asegurarme de que estoy en camino de cumplir con los plazos. Me gusta revisar los objetivos principales al menos dos veces al año; trimestralmente es mejor”.

Si un elemento se ha quedado en su lista de tareas pendientes durante muchas iteraciones, pregúntese qué lo hace importante. ¿Lo estás haciendo por otra persona y es hora de pasar la responsabilidad a ti porque simplemente no tienes tiempo?

¿Puedes encontrar la motivación cambiando tu actitud o encontrando una solución alternativa? Si realmente crees que vale la pena completar un elemento, aumenta su importancia para hacerlo, o elimínalo por completo después de un mes de estar dando vueltas.

Recuerde que crear una lista perfecta de tareas pendientes es fantástico, pero siempre debe dejarse margen para la flexibilidad. “Siempre es importante echar un vistazo al panorama general y asegurarse de que su lista de tareas pendientes esté alineada con eso”, dijo Refsland. “

Si su gran estrategia cambia, lo más probable es que esto afecte las actividades de su lista de tareas pendientes”. Sea adaptable y descubrirá que su lista de tareas pendientes le ayudará a llegar lejos.

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Amanda Williams

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